Shadow AI: die neue Sicherheitsherausforderung für Unternehmen
Die unkontrollierte Nutzung von KI-Tools erinnert zunehmend an die bekannte Schatten-IT, birgt jedoch neue Risiken für Daten und geistiges Eigentum.
Zusammenfassung der Meldung
Generative KI hat in einem Tempo Einzug in den Arbeitsalltag gehalten, das mit anderen Unternehmenstechnologien kaum vergleichbar ist. Mitarbeitende aus Vertrieb, Technik, Finanzen oder Personalwesen nutzen KI-Assistenten, um Dokumente zusammenzufassen, E-Mails zu verfassen, Informationen auszuwerten oder Code zu generieren. Der Nutzen kann enorm sein, doch zugleich entsteht ein neues Problem: Shadow AI.
Der Begriff beschreibt die Nutzung von KI-Tools ohne Wissen oder Genehmigung des Unternehmens. Das Hauptrisiko liegt nicht in der Technologie selbst, sondern in den Informationen, die dort eingegeben werden. Ein Vertrag, eine Kundenliste, ein Codefragment oder eine Finanzprognose können dadurch außerhalb der vom Unternehmen kontrollierten Systeme verarbeitet werden.
Sämtliche Tools zu sperren ist meist unrealistisch und kann die Nutzung in noch weniger sichtbare Kanäle verlagern. Wirksamer ist es, freigegebene Alternativen festzulegen, einfache Regeln für die Nutzung von Daten aufzustellen und praxisnahe Schulungen anzubieten. Ebenso sinnvoll ist es, zwischen privaten und geschäftlichen Konten zu unterscheiden und nach Möglichkeit unternehmensgerechte Einstellungen für Datenschutz und Datenaufbewahrung zu aktivieren.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Kontrolle von Integrationen. KI-Assistenten, die mit E-Mail-Systemen, Speicherlösungen oder Kollaborationsplattformen verbunden sind, können auf große Informationsmengen zugreifen. Vor ihrer Einführung sollten Berechtigungen, Zugriffsumfang, Aktivitätsprotokollierung und Möglichkeiten zum Entzug von Zugriffsrechten geprüft werden.
KI kann die Produktivität steigern, ohne zur Sicherheitslücke zu werden. Dafür braucht es verständliche Richtlinien und risikogerechte Kontrollen.
Eine sinnvolle Maßnahme ist eine kurze Liste erlaubter und verbotener Anwendungsfälle, ergänzt um konkrete Beispiele aus dem Unternehmen. “Sie dürfen öffentlich zugängliche Dokumentation zusammenfassen” lässt sich leichter umsetzen als eine zwanzigseitige Richtlinie. Zudem sollte es einen klaren Weg geben, neue KI-Tools zu beantragen, damit Innovation und Kontrolle nicht miteinander konkurrieren.
Was sich verändert
Generative KI hat mit einer Geschwindigkeit Einzug in den Arbeitsalltag gehalten wie kaum eine andere Unternehmenstechnologie. Mitarbeitende verschiedener Abteilungen nutzen KI-Assistenten zum Zusammenfassen von Dokumenten, zum Verfassen von E-Mails oder zum Generieren von Code, und damit entsteht Schatten-KI: die Nutzung dieser Tools ohne Wissen oder Genehmigung des Unternehmens.
Das Hauptrisiko liegt nicht in der Technologie selbst, sondern in den eingegebenen Informationen: Ein Vertrag, eine Kundenliste oder eine Finanzprognose können außerhalb der vom Unternehmen kontrollierten Systeme verarbeitet werden.
Was mittelständische Unternehmen daraus lernen können
Alle Tools zu sperren ist meist unrealistisch und kann die Nutzung auf noch weniger einsehbare Kanäle verlagern. Wirksamer sind die Bereitstellung freigegebener Alternativen, einfache Regeln zur Nutzung von Daten und praxisnahe Schulungen, wobei zwischen privaten und geschäftlichen Konten unterschieden wird.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Kontrolle von Integrationen: KI-Assistenten mit Anbindung an E-Mail-Systeme oder Speicher können auf große Informationsmengen zugreifen, daher sollten Berechtigungen sowie Umfang und Widerrufsmöglichkeiten des Zugriffs vor der Einführung geprüft werden.
Was Sie überprüfen sollten
Praktische Maßnahmen zur Kontrolle von Schatten-KI ohne Produktivitätseinbußen:
- Eine kurze und konkrete Liste erlaubter und verbotener KI-Anwendungen, mit realen Beispielen aus dem Unternehmen.
- Welche KI-Tools Mitarbeitende tatsächlich nutzen, ob freigegeben oder nicht.
- Berechtigungen und Zugriffsumfang von KI-Assistenten mit Anbindung an E-Mail-Systeme oder Kollaborationsplattformen.
- Ein Kanal zur Beantragung neuer KI-Tools, damit Innovation und Kontrolle nicht miteinander konkurrieren.
Häufig gestellte Fragen
- Was genau ist Schatten-KI?
- Die Nutzung von Tools für künstliche Intelligenz durch Mitarbeitende ohne Wissen oder Genehmigung des Unternehmens.
- Reicht es aus diese Tools zu verbieten?
- Das funktioniert in der Regel nicht: Pauschale Sperren verlagern die Nutzung auf weniger einsehbare und schwerer kontrollierbare Kanäle.
- Welche Maßnahme bringt mit wenig Aufwand den größten Nutzen?
- Eine kurze Liste erlaubter und verbotener Anwendungen, mit konkreten Beispielen aus dem eigenen Unternehmen, ergänzt durch freigegebene Alternativen.
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